Taki rozwój to ogromny sukces, ale też bardzo duże wyzwanie organizacyjne. W obliczu dynamicznego rozwoju standardowe arkusze i kalendarze przestały wystarczać i pojawiła się potrzeba wdrożenia systemu, który pozwoli pacjentom umawiać wizyty online, jednocześnie poprawiając organizację pracy we wszystkich oddziałach i zapewniając pełną kontrolę nad grafikami, pokojami i dostępnością zespołu.

Problem: złożona sieć i duże wyzwania organizacyjne 

HEALIO wskazało trzy główne obszary, które wymagały uporządkowania — to problemy, które często pojawiają się w rozwijających się placówkach.

1. Zarządzanie dostępnością pokoi

Kolizje, dublujące się terminy, próby zapisania wizyty do zajętego gabinetu…Placówka potrzebowała systemu, który automatycznie przypisuje wizyty do pokoi i sam wykrywa kolizje.

2. Jeden system dla całej sieci, dopasowany do różnych ról

HEALIO potrzebowało narzędzia, które zorganizuje pracę całego zespołu — recepcji, koordynatorów i terapeutów — z jasno określonymi poziomami dostępu. Dodatkowym wyzwaniem była praca specjalistów w kilku lokalizacjach oraz fakt, że wizyty są umawiane zarówno przez recepcję, terapeutów, jak i online. Całość musiała działać w czasie rzeczywistym, bez ryzyka rozbieżności. 

3. Różnorodne usługi i wymagania

Placówka oferuje wizyty online i stacjonarne, w różnych językach, z różnymi cenami, grupami wiekowymi i dodatkowymi zasadami dla pierwszej wizyty. Wszystkie te informacje musiały być widoczne dla recepcji i pacjentów przy rezerwacji.

Standardowe „programy dla gabinetów” okazały się zbyt ograniczone — potrzebny był system, który połączy wszystkich użytkowników, zsynchronizuje dostępność terapeutów i pokoi, odciąży recepcję, a jednocześnie umożliwi pacjentom wygodne umawianie wizyt 24/7. 

Rozwiązanie: MyMedCal — system stworzony dla sieci placówek

Po analizie procesów wdrożyliśmy MyMedCal — narzędzie, które nie tylko rozwiązało wszystkie problemy, ale dodatkowo uporządkowało pracę całej sieci i ułatwiło dalszy jej rozwój.

1. Jeden wspólny system dla wszystkich 

MyMedCal zapewnia wspólną bazę pacjentów i terapeutów, dostęp zgodny z uprawnieniami oraz pełne bezpieczeństwo informacji. Recepcja, terapeuci i koordynatorzy pracują zawsze na aktualnych danych i grafikach, bez ryzyka pomyłek. 

2. Inteligentne wsparcie recepcji

System podpowiada wolne terminy, właściwych specjalistów, alternatywne oddziały, gdy w jednym nie ma miejsca - recepcja pracuje szybciej, popełnia mniej błędów i umawia więcej wizyt.

3. Elastyczne konto dla każdego członka zespołu

W MyMedCal każdy specjalista ma jedno indywidualne konto — niezależnie od liczby lokalizacji, w których pracuje. Nie musi się przełączać między oddziałami, a swoją dostępność może sam dodawać i przypisywać do konkretnych pokoi. Te same terminy widzą pacjenci i recepcja, co eliminuje chaos i podwójne wpisy.

System uwzględnia też kluczowe informacje o specjaliście, takie jak przyjmowanie nowych pacjentów, zakres wieku czy zasady pierwszej wizyty. Dzięki temu rejestracja jest dokładniejsza, a ryzyko pomyłek minimalne.

4. Prostota połączona z zaawansowaniem

MyMedCal jest intuicyjny, szybki w konfiguracji i łatwy w obsłudze. Dodatkowo oferujemy wspólne wdrożenie i stałe, szybkie wsparcie, które pozwala korzystać z systemu bez stresu i przestojów.

Rezultat: większa kontrola, mniejsze obciążenie zespołu i… więcej pacjentów

Po wdrożeniu MyMedCal HEALIO zyskało:

  • Pełną przejrzystość - wszystkie oddziały, terapeuci, grafiki, pokoje i wizyty są zawsze aktualne i zsynchronizowane w jednym miejscu.

  • Realną kontrolę nad rozwojem - koordynatorzy widzą aktualne grafiki i wszystkie wizyty w jednym miejscu. Mogą też śledzić źródła pozyskiwania pacjentów i na podstawie danych oceniać skuteczność działań marketingowych oraz planować dalszy rozwój placówki.

  • Profesjonalny, spójny wizerunek - każdy pacjent otrzymuje automatyczne potwierdzenie wizyty z logo i kolorami marki. Personalizowane wiadomości oraz płynna obsługa znacząco poprawiają doświadczenia pacjentów.

  • Efektywniejszą pracę recepcji - 90% pracowników potwierdza, że umawia wizyty szybciej i wygodniej. To bezpośrednio przekłada się na większą liczbę zapisów i mniejszą liczbę błędów.

  • Stały napływ nowych pacjentów dzięki rezerwacjom online 24/7 - średnio 3 nowych pacjentów dziennie, czyli 90 dodatkowych pacjentów miesięcznie, bez wysiłku - tylko dzięki możliwości samodzielnego umawiania wizyt o dowolnej porze. 

  • Lepszą organizację pracy specjalistów - terapeuci mają porządek w grafiku, więcej czasu dla pacjentów i pełną historię wizyt zgromadzoną w jednym miejscu.

"Wdrożenie MyMedCal pozwoliło mi odzyskać czas, który wcześniej poświęcałam na zarządzanie Instytutem. Dzięki temu dziś mogę w pełni skupić się na tym, co naprawdę ważne — rozwijaniu HEALIO, prowadzeniu szkoleń i wspieraniu rozwoju terapeutów." - Justyna Rać, właścicielka HEALIO.

Twoja placówka może działać równie efektywnie

HEALIO zmieniło sposób organizacji pracy całej swojej sieci. Ty możesz zrobić to samo.

Jeśli:

  • masz kilka oddziałów

  • chcesz wdrożyć umawianie online 24/7

  • chcesz usprawnić pracę recepcji

  • zależy Ci na pełnych grafikach i wysokiej jakości obsługi

  • planujesz dalszy rozwój

to MyMedCal jest narzędziem stworzonym dla Ciebie.